展览营销全攻略！如何撰写参展活动企划书？

　　展览营销攻略！如何撰写参展活动企划书？快速掌握12个参展策划执行诀窍
　　
　　如果你的公司准备参展，而你刚好就是那个活动的负责人，你该怎么撰写参展活动企划书呢？今天这篇文章将告诉你展览营销攻略，快速掌握12个企业参展规画执行诀窍，以及一份展览活动企划书里需要哪些信息，同时也让你一窥参展商的营销人员，执行这项专案时需要做哪些事情，六分钟速懂展览营销活动的准备要点。
　　
　　一家公司决定要参加哪个展览活动，通常内部已经经过讨论，确定这个展的目标客群是公司想要营销的对象。假设今天你服务的公司已经决定参展，那么，你要做哪些事情呢？
　　
　　展览要开始前的几个月，就会开始进行展位选位，选位后，确定你在展场中的位置，以及展位的形式后，同时你们公司内部要有初步这次想要展出的主题，以及可能会有那些展品规划展出，因此，你需要一份「展品清单」，来帮助你掌握展品的信息，包含展品的尺寸、型号、产品名称、它所需的设备、电力等。
　　
　　此时，你就可以联络几家展位设计商进行比稿，与展位设计商开会讨论需求：确定了哪家展位设计商后，需要将展品清单提供给展位设计商，并且与他们讨论你的展位动线还有规划等需求，等到展位设计稿子定下来后，你就会从展位设计商这边取得各区域海报尺寸，这样才能进行海报设计，并于展位设计商提出的完稿档交付时间，提供海报原始档和大会申请资料等。
　　
　　另外，这个期间你也需要制作各个展品的展品规格牌内容，以及文宣品例如专为展场用的产品手册或DM制作。同一个时间点，你也必须在大会规定的截止时间前，将大会规定的文件提交给大会，例如水电申请表、参展厂商施工前安全卫生承诺书、装修施工许可证...等。
　　
　　针对这次的展出，你也要做出展前的营销宣传计划，规划新闻稿曝光，以及社群曝光参展消息等，包含哪些时间点要曝光、媒体采购的成本、预计发布的数量等。切记在营销宣传文案中要注明参展商的展位号码与位置的信息。
　　
　　展出前夕，同时要抓紧海运空运的运输时间，估算寄送的物品是否能在希望的时间点前，抵达参展地点的所在地，往回推算，你展品必须在出货前打包好。展品准备项目包含展品测试，也就是你如果动态展品，那么打包前你得确定这些展品都可以顺利运作无误才能打包起来，还有营销文宣品和工具与赠品等这些物品的打包，装箱后要制作货运用的唛头(Shipping Mark)，以及货运清单 (Shipping List )制作、联络货运商寄送与运回的时间和地点等。
　　
　　活动前一两周，公司内部要举行行前说明会，对于活动当天的工作人员排班、穿着、到场时间、工作内容、认识展出内容等事项，在行前会议上进行说明。最后，就是活动当天的执行与场控。

　　如何撰写参展活动企划书？
　　
　　了解了一场展览活动会有那些环节要准备，那么你的企划书(Proposal)内容，要包含几项信息，由于这份简报通常是你们公司内部在看，通常第一页为信息页，列出展览名称、你们这次参展的参展主轴、参展目标，比方收集多少潜在客户名单，或是一些消费性商品，目标直接在展场上带来多少业绩等。另外，也要写出展览活动的时间地点、展位位置与展位大小等基本事项。
　　
　　第二部份，秀出展位位置图，标示展位在整场活动中哪个位置。
　　
　　第三部分，为展位设计图，以及展位内的俯面图。
　　
　　第四部分，列出你的展品清单，哪些展品放在哪个展区，展品的尺寸、所需要的展出空间有多大等等。
　　
　　第五部分，绘制你展品的摆设布局，让人一看就知道你展桌上的物品怎么摆放。
　　
　　第六部分，由于需要为这场活动进行宣传，因此要列出新闻稿发布时间、EDM的制作与发布时间排程、以及官方媒体宣传信息制作与上架等这一系列为这场活动进行的广宣排程。
　　
　　第七部分，除了展品之外，整场活动要用到哪几种文宣品和型录，甚至赠品、提袋的部分，数量有多少，要把这些品项和量抓出来。
　　
　　第八部分，为人员安排，由于展览有很多天，因此要罗列活动前一天的场布，以及每天的站展人员名单，方便跨部门人力支援与协调。
　　
　　第九部份，如果你们活动中使用到问卷，建议也将问卷的内容写在企划书中。
　　
　　第十部份，为活动预算表。