参加展览要准备什么？参展准备清单大全

　　对于参展商来说，参展前的准备无疑是最重要的，由于去外地不如在本地方便，面临交通、沟通等问题，如果在事前没有备好参展必备用品的话，到当地就会很被动，因此在展前做好参展准备清单是非常重要的。
　　
　　一、参展必备文件：
　　　　
　　(1) 展位搭建设计图
　　
　　最重要的文件之一，布展时不可或缺的重要文件。负责展位搭建的工人都是按图施工，现场展位内也会张贴展位搭建图，记得一定要预备一份在身上可以和现场的图核对，也可以在哪个层板或灯摆错位置时，快速地向搭建服务台提出更改要求。
　　
　　(2) 展位额外配备备需求等表格
　　
　　除了基本的配备、电力外，需要额外做增项的话，记得将这份文件带着，当发现有配备缺少时，可以白纸黑字的跟大会或搭建厂商反应。
　　
　　(3) 参展证
　　
　　简单来说就是识别证的概念，上面通常会有公司名称和展位号码，需要出示才能进场。所以千万要记得带，不能弄丢喔。
　　
　　(4) 通讯录(包含现场人员、货运公司、大会联系窗口、展位搭建商等)
　　
　　由于公司可能不只派一位同事到现场，因此在事前准备好现场人员的通讯录也是相当重要的一件事，如果现场有突发事件，一份通讯录就能让你快速联络到人，这边特别要注意的是，在制作通讯录时，不仅上面要有公司同事的联络方式，包含货运公司、大会联系人员、展位搭建的负责窗口，凡是参加这场展览的所有相关人员，都应该将他们的联系方式写上。
　　
　　(5) 工作人员手册
　　
　　相信每间公司在参展前一周左右，都会在内部开『行前会议』，向所有参展人员宣布此次参展的注意事项，包含参展的展位位置、主要产品、展品如何摆放、集合地点、服装仪容、销售目标、如何收集竞争对手资料等等。除此之外，展场的全馆图、展位平面图，甚至是交通、住宿资料也都会放在手册中，这就像一本参展的『万能宝典』。若不便将纸本放在身上，也可以存在手机里随时可以拿出来参考。
　　
　　(6) 出口报关相关文件 (海外参展商)
　　
　　这是海外参展商才需要准备的，出国参展需要运送展品， 通常是委托货运公司运送，基本上没有什么太大的问题，但避免货物有可能卡关，建议大家将相关文件带一份在身上，万一真的需要提供时，才有相关文件可以给货运公司协助处理。出口报关文件包含：出口报单(Application For Export)、商业发票(Commercial Invoice)、装箱单(Packing List)、提单、展品型录说明书或照片、原产地证明、输入许可证。

　　二、参展期间需要用到的工具
　　
　　(1) 展品
　　
　　去参展最重要的目的当然就是把自己的产品推销出去，所以这绝对是必备物品，相信大家绝对不会忘记吧？
　　
　　(2) 广宣品 / 赠品
　　
　　广宣品包含纸张的DM、产品型录、目录可放在桌上供买家拿取，宣传公司产品的挂轴海报、易拉宝等。有些公司会特别设计一些礼赠品，在上面印上公司资料，不仅能吸引路过的买家驻足在展位前，同时也能达到宣传效果，像是笔、便条纸、袋子、纸胶带、明信片等，都是非常不错的。(手提袋是一个非常好的选择，在会场常会看到许多访客身上都会背一个袋子，用来放收集来的一些资料。)
　　
　　(3) 足够的名片
　　
　　这应该是仅次展品的重要东西，记得多带一点名片，避免名片盒遗落在某处或现场买家多跟你要几张时不够用。名片直接堆叠在桌上是一种省力的方式，却也是容易变得一团乱的方式，可以带一个名片架放置名片。
　　
　　(4) 文具用品类
　　
　　1. 书写工具
　　
　　基本的文具，当然不能缺席。尤其在现场忙碌起来，你会发现特别是“笔”很容易不见踪迹，多带几支以防万一。
　　
　　2. 美工刀
　　
　　许多专业人士表示，美工刀可以名列展览现场第一重要的工具，参展过的朋友应该都知道，布展时需要拆卸海运过去的展品，这时候就需要用美工刀来拆箱。
　　
　　3. 钉书机 (含钉书针)
　　
　　这是一个大家经常会忽略的小工具，但到现场时你又常会临时需要用他。与买家洽商完毕后，将商品DM、报价单或其他纸类文件，跟名片一起用钉书机钉好一起给买家，他们要回头找你时才不会找不到联络方式。
　　
　　4. 各种胶带
　　
　　不管是透明胶带、双面胶带、泡棉胶、封箱胶带或是无痕胶带都可以帮我们解决许多问题。例如当背墙上的海报掉下来时，胶带就能派上用场了；封箱胶带则是在打包展品时不可或缺的利器。
　　
　　5. 剪刀
　　
　　剪刀应该名列最容易被遗忘的小工具排行榜No1。在展览会上，都会遇到有客人来借剪刀。不管是拆箱、打包展品，或是剪掉新衬衫或西装外套上的标签，或是一些突发状况都有可能派上用场，所以去参展，记得一定携带一把剪刀，不然在会场临时要借也很令人头痛。
　　
　　6. 便利贴
　　
　　在你的展位放几本便利贴吧，记得要以方便取用为主，临时要写张小纸条或是MEMO都很方便的。
　　
　　(5) 3C用品/电力相关类
　　
　　1. 延长线+扩充插座
　　
　　大部分的展位标准配备只会有一个插座，但可能你需要用到的电子用品不只一件，所以自备延长线跟扩充插座是非常重要的喔。避免要用到电时，苦恼着只有一个插座不知该如何是好。
　　
　　2. 转接头+变压器
　　
　　各国电压跟插座/插头皆不相同，有了插座却不能用，也是很令人苦恼的一件事。如果转接头本身内建变压功能，就不需要另外用到变压器了。电压不对可能会造成电器损坏，所以这两项也是海外参展的重要用品。
　　
　　3. 充电宝
　　
　　多带一个充电宝也是重要的，不仅自己手机可以充电，有时候买家手机也会没电，提供一个小型充电站可以帮助你增加买家好感。
　　
　　(6) 其他用品
　　
　　1. 小推车
　　
　　一些展馆会提供小推车，但务必事先确认清楚。当你的参展物品和样品大包小包时，带一台小推车显然非常值得。
　　
　　2. 参展人员名牌
　　
　　一些企业不喜欢用参展人员名牌，但是当你和数以百计的买家互动时，这会让你看起来与众不同。
　　
　　3. 螺丝起子
　　
　　若能有一整组螺丝起子当然最理想，但就算只有一字型螺丝起子也行。虽然多半只会用在基本用途，例如拴紧松掉的桌脚，但螺丝起子有时也能成为灵活解决问题的强大工具。
　　
　　4. 布幔
　　
　　在展览期间，当每一天的展期结束后，除了要记得把辛苦收集而来的买家资料记得带回去整理外，为了避免展品失窃的风险，通常我们都会在展位四周围上布幔。
　　
　　3. 重要文件/资料（个人）：
　　
　　(1) 护照+护照影本+大头照2张（海外参展）
　　
　　想必大家都知道出国最重要的就是护照了吧。记得确认护照效期是否为6个月以上(以出发时间为准)，若方便的话，可以准备好2-3份的护照影本及大头照，避免遗失时可以尽快补办。
　　
　　(2) 电子机票、签证等
　　
　　通常为了避免现场翻找的慌乱，出发前都会先准备好，以免耽误时间，也可以在手机里存取一份电子档有备无患。
　　
　　(3) 其他证件
　　
　　如国际驾照正本(海外参展)、身份证等。
　　
　　(4) 现金(美金、当地货币)、信用卡
　　
　　适当准备一些现金。如果是出国参展，当地货币建议可以在本地先换好一部分(至少要能应付基本开销)，如果时间真的来不及，也可以到机场兑换，但可能需要比较一下汇率(有些国家当地汇率会比较好，例如韩国)，还可以带一点美金在身上以备不时之需。信用卡则建议带两张，避免其中一张卡碰到系统刷不过时的窘境。
　　
　　(5) 外地网卡 / 电话卡
　　
　　到外地没有网络这件事情，相信会让许多朋友们都很焦虑，因此去海外参展都建议大家能买好当地的网卡或电话卡。
　　
　　4. 其它到外地参展可能会用到的小物：
　　
　　1. 医药包
　　
　　像是创口贴，还有个人习惯吃的止痛药、眼药水、过敏药，或是自己平常就有在吃的药物，放个小小的医药包在随身包包里是不错的。

　　2. 多带几件衬衫
　　
　　在意外情况下没办法简单清理干净的状况下，为了体面可能会需要换一间全新的衬衫，所以到外地参展还是多带几套衬衫以便不时之需比姣好。
　　
　　3. 衣物洗涤笔（去污笔）
　　
　　展览现场偶尔会出现意外，例如在白衬衫意外洒上咖啡，这时候如果手边有一枝去污笔是非常好用的。
　　
　　4. 薄荷糖、牙线或旅行用小牙刷
　　
　　吃完饭后，可能会让口气不太好闻，或是可能会有菜渣卡在牙缝，会让你再跟买家对谈时，给人留下不好的印象，这时候可以随身备个牙刷跟牙线，在饭后清洁一下，让口气清新点。
　　
　　结语
　　在看完以上的清单后，不知道大家对参展时需要准备的东西，是不是更有概念了呢？如果能够在事前先列好 参展准备清单 ，不仅可以避免遗漏重要物品，同时也可以帮助自己再次确定本次参展的主要目的。毕竟最后还是回归到参加展览的初衷，也就是增加公司业绩上面。