一文搞懂会议会务筹备策划全流程和注意事项

　　会议管理分为会议策划、会议筹备、会议实施、会议结束四个阶段。

      会议策划设计就是为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的前提。

      会议活动的流程，一般分为如下：
　　
　　1.开幕式：
　　
　　一般宣告会议开始，会进行简短的开幕式，由会议司仪宣布会议开始，并宣告此会议的目的、特色等。
　　
　　2.开幕致词：
　　
　　由大会主席报告本次会议的内容，并邀请重要贵宾莅临致词。
　　
　　3.论坛发表：
　　
　　本次会议排定的议程、主题演讲，包含依序排定的讲者、发表内容。
　　
　　4.提案讨论：
　　
　　各个主题演讲、各论坛发表后，参与会议者提出欲讨论的提案或疑问或建议，与讲者互动Q&A
　　
　　5.闭幕式：
　　
　　司仪宣布会议结束，由大会主席分享成果并致闭幕谢词，并邀请与会贵宾致词。
　　
　　6.晚宴、或午宴安排
　　
　　
     会议规划阶段，需确认以下几点：
　　
　　1.会议的特色
　　
　　主办单位在规划会议时，需谨记在心、特别留意：
　　
　　a.此次会议主要目标、特色和亮点、商业性何在？和以往有何不同？
　　
　　b.是否有关键性或突破性的技术、器材、或论文要发表？
　　
　　c.业界重量人士、或关键贵宾、或重要发表教授是否能参与会议？是否有替代人选？
　　
　　d.此会议主题是否符合当前产业趋势和未来发展方向？
　　
　　e.此会议是以论坛讨论为主？还是新技术、新科技发表？还是以谋合厂商利益为主？
　　
　　2.会议举办的时间
　　
　　会议举办的时间、地点，同时间、同地点是否也会有其他类似的会议？会议论坛中讲者演讲的时间、总长度，是否太长或太短？
　　
　　会议开始时间，是否会面临早晨的交通尖峰时间？影响与会者参与或迟到问题，影响讲者心情？
　　
　　每段会议论坛的演讲安排的时间？例如：需60分钟、75分钟、还是90分钟，需要包含讲者和与会者讨论的时间和临时动议的时间。
　　
　　每段论坛中，休息时间需多长？一般而言，以10分钟～20分钟为主。如果时间太长，与会者容易流失。
　　
　　3.会议讲者发表顺序安排
　　
　　会议论坛各贵宾讲者发表的前后顺序、发表内容主题是否相互呼印、或者雷同、是否有创新价值？
　　
　　议程的设计需相互协调，再依照重要性、创新性及流程的顺序来排列。
　　
　　4.设定的目标与会者
　　
　　此次会议的特色和亮点为何？邀请的讲者和演讲内容是否无误、是否吸引与会者？欲吸引的目标与会人群，对这样的流程和内容是否感兴趣？
　　
　　5.会议的餐会安排
　　
　　会议是否有安排午宴或晚宴？每段宴会需安排多久？一般宴会在90分钟～二小时左右，不用安排太长时间，以免造成与会者劳累的活动。
　　
　　6.流程规划与流程预演
　　
　　规划完流程后，须整体流程预演几次，看看是否有失误和盲点存在。且需考量合理化的流程安排、并配合规划的预算、实际情况、并预留可弹性调整的空间。